Come Utilizzare al Meglio il Calendario di Google - Google Calendar
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- Pubblicato Venerdì, 04 Gennaio 2013
- Scritto da Massimiliano Marchi
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I servizi di Google - Google Apps - sono ormai una realtà affermata nelle aziende americane e stanno crescendo in popolarità anche da noi in Italia.
Noi di STAMX.NET li abbiamo utilizzati fin da subito, e devo dire che sono cresciuti parecchio e sono decisamente migliorati e progrediti.
Per poterli sfruttare al meglio però bisogna conoscerli bene in quanto tramite le molteplici opzioni a disposizione si possono ottenre risultati molto diversi tra loro.
Prendiamo ad esempio in considerazione il calendario - Google Calendar - grazie alle numerose possibilità di personalizzazione può facilmente adeguarsi a qualsiasi tipo di utilizzo, sia che voi siate puntigliosi e super organizzati sia che non lo siate per nulla.
Il servizio, come tutti quelli proposti da Google, è disponibile ovunque, basta una connessione ad internet, su computer e su tutti i tipi di dispositivi mobile, sia smartphone che tablet. Inoltre è costantemente aggiornato, con questo tipo di servizi Google può inserire nuove features in qualunque momento e renderle immediatamente disponibili a tutti gli utilizzatori in tutto il mondo.
Utilizzare le scorciatoie da tastiera (Keyboard Shortcuts)
Ebbene sì, tutti i servizi di Google hanno la possibilità di essere utilizzati tramite comode combinazioni di tasti senza dover per forza spostarsi dalla tastiera per raggiungere il mouse o il touchpad, ad esempio per creare un nuovo evento basta premere il tasto "c". Al seguente link trovate tutte le scorciatoie.
Personalizzare l'intervallo di visualizzazione
Tramite i bottoni che troviamo nella parte alta del calendario possiamo passare dalla vista Giorno a quella Mese o Settimana o 4 giorni... ma se volessimo una vista ancora diversa? Basta andare sul mini calendario a sinistra e selezionare l'intervallo che vogliamo visualizzare, ad esempio 2 settimane o 3 settimane, la vista principale si adegua immediatamente alla selezione. Diciamo che a me interessa la visualizzazione a 2 settimane e vorrei trovarla sempre entrando nel calendario, è sufficiente andare nelle impostazioni (ingranaggio in alto a destra -> impostazioni) e impostare la Vista personalizzata a 2 settimane, la Vista predefinita su Vista personalizzata (2 settimane) e infine salvare.
Rendere meno evidenti gli eventi inutili e rimuovere i weekend
Per aiutare la visualizzazione del calendario di primo acchitto trovo molto utile la funzione di Sfumatura evento (sempre sotto Ingranaggio -> Impostazioni), prevede due possibilità Sfuma eventi passati e Sfuma futuri eventi ricorrenti, si può scegliere secondo il proprio gusto.
Possiamo anche, tramite il settaggio Mostra gli eventi che hai rifiutato, andare a nascondere gli eventi a cui abbiamo deciso di non partecipare, che quindi non ci interessa visualizzare.
Altra funzione molto utile per chi utilizza il calendario per motivi di lavoro è l'opzione Mostra weekend, scegliendo No i weekend vengono tolti e la visualizzazione della settimana lavorativa diventa più ampia.
Visualizzare il calendario di un collega per vedere se è impegnato
Avete un meeting in programma la prossima settimana e vorreste far partecipare anche un collega, però non sapete se è libero o è già impegnato. Tramite la scheda Altri calendari, se la vostra azienda utilizza Google Apps, potete aggiungere il calendario del vostro collega e controllare se è libero od occupato.
Rischedulare una riunione di tutti i collaboratori (solo inglese)
Questa funzione è disponibile solamente per la lingua inglese ma è molto utile a mio avviso e quindi la segnalo comunque.
Se vi capita di posticipare una riunione a cui devono partecipare parecchie persone, trovare una data e ora che vada bene a tutti può diventare un problema. Però se in azienda utilizzate Google Apps c'è un utile tool che vi risolve la cosa con un click. Cliccando sull'ingranaggio e poi su Labs andiamo ad attivare lo Smart Rescheduler e salviamo. Ora ci basterà selezionare l'evento da posticipare e cliccare sul link che ci propone lo Smart rescheduler: "Find a new time"... fatto! Ci verrà proposta una lista di date in cui tutti sono disponibili.
Visualizzare diversi fusi orari e festività di altri paesi
Per i meeting internazionali e quando si viaggia all'estero diventa utile poter avere sott'occhio l'ora in più di un fuso orario in maniera da poter telefonare o prenotare videoconferenze in orari di lavoro. Dalle impostazioni del calendario abbiamo l'opzione Il tuo fuso orario attuale è che ci consente di modificare il fuso di default della visualizzazione ma anche la possibilità di inserire altri fusi orari nella stessa. Mai più conferenze in notturna!
In queste occasioni può essere utile anche visualizzare le festività degli altri paesi, niente di più facile, basta cliccare sulla freccia verso il basso alla destra di Altri calendari e scegliere Sfoglia calendari interessanti, nella pagina che si apre sotto la voce Festività potremo aggiungere i calendari di nostro interesse.
Queste sono solo alcune delle possibilità di personalizzazione messe a disposizione da Google Calendar e dalle altre applicazioni Google Apps.