Come Utilizzare al Meglio GMail - Google Mail

Come Utilizzare al Meglio GMail - Google MailIn questi giorni abbiamo affiancato un cliente nel passaggio dalla vecchia piattaforma aziendale di mail/contatti/calendario alla versione Cloud con Google apps, e facendo formazione sui nuovi servizi abbiamo visto che alcune indicazioni per l'utilizzo di GMail sono state ritenute molto utili.

GMail è il servizio di mail più utilizzato al mondo dal 2012 e la sua diffusione è aumentata in questi anni, così come i servizi e le opportunità per le aziende.

GMail, Google Apps

Come Utilizzare al Meglio GMail - Google MailIn questi giorni abbiamo affiancato un cliente nel passaggio dalla vecchia piattaforma aziendale di mail/contatti/calendario alla versione Cloud con Google apps, e facendo formazione sui nuovi servizi abbiamo visto che alcune indicazioni per l'utilizzo di GMail sono state ritenute molto utili.

GMail è il servizio di mail più utilizzato al mondo dal 2012 e la sua diffusione è aumentata in questi anni, così come i servizi e le opportunità per le aziende.

Le Google apps sono una suite di prodotti che comprendono, oltre ad una GMail più evoluta e gestibile di quella standard, anche servizi quali Calendar, Drive, Docs e altri strumenti di collaborazione aziendale, tramite questo servizio le aziende riescono ad avere, a fronte di un minimo costo mensile, tutti gli strumenti disponibili in software molto più costosi (e con alti costi di manutenzione), una completa fruibilità degli stessi su dispositivi quali tablet e smartphone, consentendo l'utilizzo di strumenti propri da parte dei dipendenti (il famoso BYOD - Bring Your Own Device), e la disponibilità dei servizi ovunque nel mondo.

Ecco un riassunto di alcune feature di GMail che forse non tutti conoscono e che non sono immediatamente intuibili.

Utilizzare le scorciatoie da tastiera (Keyboard Shortcuts)

Come già visto per il calendario anche la mail ha diverse combinazioni di tasti che ne rendono l'utilizzo più veloce, alcune già attive di default altre da attivare.

Già attive ad esempio troviamo:

Ovviamente ce ne sono anche altre per formattare il testo nella mail, per vederle tutte basta andare a questa pagina dell'help ufficiale di Google.

Alcune scorciatoie vanno attivate di proposito, per farlo basta andare sull'icona in alto a destra raffigurante un ingranaggio, cliccare su Impostazioni, da lì andare giù nella pagina fino alla sezione Scorciatoie da tastiera e fare clic su Attiva scorciatoie da tastiera.

Dopo aver attivato il settaggio potremo:

E così via, tutte queste scorciatoie sono disponibili all'apposita pagina dell'help.

Sfruttare la potenza della ricerca avanzata di GMail

Google nasce come motore di ricerca e anche in GMail la ricerca è uno dei punti forti del sistema, imparando ad usarla al meglio si può risparmiare parecchio tempo.

Utilizzando gli operatori di ricerca avanzata nella casella di ricerca possiamo filtrare al massimo i messaggi per arrivare a trovare subito quello che cerchiamo.

In questa pagina si trova la lista completa degli operatori di ricerca avanzata.

Disabilitare la visualizzazione a conversazioni

Qualcuno non si trova a suo agio con la visualizzazione standard di GMail che imposta tutto il flusso a conversazioni, la trova difficile da gestire, per risolvere questo problema bisogna riattivare la visualizzazione standard, quindi andare sull'icona dell'ingranaggio in alto a destra, cliccare su Impostazioni e nel tab Generali cercare la sezione Visualizzazione per conversazione e cliccare su Visualizzazione per conversazione disattivata.

Attività in GMail (Task)

Le attività di GMail ci consentono di realizzare delle to-do-list o task-list con quello che dobbiamo fare, al posto di utilizzare post-it o agendine, ed avere tutto aportata di mano anche in mobilità.

Con GMail è possibile dalla visualizzazione di una mail oppure selezionandola dalla lista inserirla nelle attività da fare, i cosiddetti task, semplicemente andando sul pulsante in alto Altro e da lì Aggiungi ad attività, così troveremo in lista l'oggetto della mail con il link al relativo messaggio.

C'è di più, modificando il messaggio in maniera da farlo iniziare con una data (nel formato mm/dd) troveremo l'attività inserita anche nel calendario (deve essere attiva la visualizzazione del calendario Google Task).

Esistono molte altre impostazioni che consentono di aumentare la produttività in GMail (filtri personalizzati, etichette, uso offline, indirizzi email multipli, ...) e, se questo non bastasse, ci sono anche parecchi add-on, alcuni gratuiti altri no, che si possono aggiungere per semplificare l'uso quotidiano dello strumento o aggiungerne funzionalità.

Nei prossimi giorni un altro cliente effettuerà il passaggio a GMail e, al completamento del passaggio, quelli indicati qui sopra saranno alcuni dei punti della formazione che effettueremo in azienda.